PORQUE USAR E ENTENDER O MICROSOFT PROJECT (MS PROJECT)
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APRESENTA….
MS PROJECT PARA GERENCIAMENTO DE PROJETO
Se prepare para
gerenciar cronograma, escopo e custos com o software de maior aceitação mundial
para gerenciamento de projetos
Conhecendo o MS Project
O MS Project é um software desenvolvido pela
Microsoft para gestão de projetos das mais diversas áreas de atuação. Uma
ferramenta de alto padrão, aonde você poderá aplicar seus conhecimentos de
gestão de projetos, de acordo com as práticas internacionais de Pmbok®.
Com essa ferramenta você identificará falhas durante o andamento do
projeto, como atrasos de entregas de materiais, aumento de custos e
inviabilidade de processos, que possam vir a atrasar o seu cronograma.
É um software amplamente utilizado no mundo inteiro, e você, gestor,
gerente ou dono de empresa, precisa se adequar e otimizar seu trabalho usando
essa ferramenta para que possa controlar todo o projeto desde o planejamento
até a conclusão.
Benefícios do uso do MS Project
O MS Project é um gerenciador de projetos simplificado e de fácil de
utilização, evitando que você utilize e tenha que gerenciar o projeto em várias
janelas de aplicativos diferentes.
Ele já apresenta modelos personalizados
segundo a prática do mercado, sendo assim,
você não precisará começar o seu projeto do zero.
Apresenta recursos de
programação já conhecidos no mercado, como gráficos Gantt e menus já
preenchidos, reduzindo a necessidade de tempo de treinamento e agindo como
facilitador no processo de desenvolvimento do projeto.
Possui relatórios com
gráficos Burndown, finanças e desempenho que podem ser compartilhados entre
vários membros da equipe.
Possui o recurso de
linha do tempo personalizável para que todos os envolvidos possam acompanhar
desde as tarefas até os objetivos futuros. Você pode personaliza-la com a
informação adequada de uma equipe específica e usar o recurso de
compartilhamento com esta, assim todos podem acompanhar o desempenho das
tarefas em tempo real.
O acesso ao software
pode ser feito a partir de diversos sistemas operacionais, sendo assim, todos
podem visualizar os relatórios, linhas do tempo e gráficos em seus dispositivos
móveis e atualizar os dados do projeto diretamente do campo de trabalho.
Você pode integrar a plataforma pela comunicação via Skype com os
membros da equipe.
Você ainda pode
administrar seus vários projetos pela lista de tarefas do Share Point.
O Project Time Report
permite que diversos membros da equipe enviem planilhas e relatem o andamento
das tarefas via online.
Aprendendo a utilizar o MS Project
O MS Project tem várias funcionalidades, como cronograma,
gráficos, demonstrativos, controle de processos e gestão de equipes. Ele
permite a utilização e gestão por vários usuários dentro de um mesmo projeto.
Para que você consiga utilizar essa ferramenta e aproveitar toda a sua
abrangência, é muito importante que faça um curso MS
Project com um consultor qualificado, podendo assim utilizar de sua experiência
profissional e implantar as suas ideias dentro de um software desenvolvido para
que você tenha total controle sobre o projeto a desenvolver.
Seu projeto como sinônimo de sucesso do início ao fim
Você elabora um projeto, estuda todas as variáveis, faz o levantamento
dos custos, analisa e define as diversas fases e os prazos de entrega. Formula
números e variáveis estatísticas sobre o mercado, o público-alvo, as metas de
vendas, fluxo de caixa, define e delega tarefas às equipes, e depois quando vai
dar o start ao seu projeto. Então, se pega pensando e escrevendo loucamente em
cada canto de sua agenda para o controle total do projeto em implantação.
Trabalhando dessa maneira, você perde tempo e ideias sem controle,
quando poderia estar planejando uma possível minimização de prazos e custos ou
ocupar sua mente com o planejamento da etapa de funcionamento do projeto já
executado. Partindo assim, para um novo projeto e garantir mais um trabalho de
sucesso.
Para isso que o MS Project foi desenvolvido. Para fazer esse
controle, planilhas e gráficos por você. Nele você pode integrar as equipes e
seus gestores, pode acompanhar processos desde os mais simples, como compra de
materiais até os mais complexos, como construção de alicerces, por exemplo, de
um projeto de engenharia.
Ele lhe permite estar “presente” em cada processo e etapa, lhe permite
acompanhar, atualizar dados, e gerar novos relatórios e gráficos, tendo o seu
projeto sempre atualizado na tela do seu computador, para que você possa rever
dinamizações e apresentar soluções para os problemas detectados. Até mesmo
rever custos e apresentar novas propostas e autorizações para que o seu projeto
não seja suspenso mesmo que temporariamente.
Com o controle gerencial de seu projeto sempre em mãos, seja qual for o
dispositivo eletrônico de sua preferência, não há possibilidade de que as
tarefas saiam do seu objetivo sem que você saiba e tenha tempo hábil para
coordenar e reintegrar o processo ao projeto novamente.
Estudantes podem utilizar esse conhecimento como um diferencial positivo
no ingresso ao mercado de trabalho.
Gestores das mais diversas áreas podem, além de ampliar seus
conhecimentos, estar em dia com a ferramenta mais em utilizada mundialmente
para controle de projetos. O conhecimento alcançado pelo curso de MS Project lhe dará um diferencial competitivo de
mercado, lhe oferecendo a possibilidade de aplicar técnicas, normas e
experiência de seu ramo profissional no software de maior utilização mundial.
O que vou aprender no Curso MS Project?
O curso é composto de aulas curtas e objetivas, que transmitem o
conhecimento de utilização do software de forma prática e dinâmica.
Além das funções básicas de utilização do software para implantação a
controle de projetos, você aprenderá:
ü Preparar um resumo do planejamento de
seu projeto.
ü Estruturar um sumário com todas as
etapas do planejamento do projeto.
ü Colocar todo o projeto dividido e
distribuído em atividades gerenciáveis, facilitando assim, o cumprimento destas
dentro dos prazos estipulados.
ü Recrutar e gerir os recursos do projeto
com mais eficácia.
ü Fazer a análise gerencial do desempenho
do projeto usando os indicadores programados.
ü Preparar e gerar relatórios de modo que
possa acompanhar os resultados de cada etapa do projeto e projetar resultados
futuros.
ü Fazer uma análise de possíveis riscos
embasada no cenário econômico mais provável da época da conclusão do projeto.
Quais áreas de atuação podem utilizar o MS Project?
Qualquer ramo profissional pode e deve utilizar o MS Project para
controle de seus projetos, pois ele é personalizável em seus mais diversos
níveis. Desde a distribuição e tarefas e menus pré-preenchidos para
acompanhamento de metas, até a viabilidade analisada e registrada com gráficos
e relatórios adequados ao seu ramo de negócio.
Empresas de aviação, como a British Airways usam o
programa para administrar agendamentos, recursos e solução de problemas.
O que posso fazer com o MS Project?
1. Fazer o planejamento e determinar o
escopo do projeto.
2. Acompanhar o progresso de todas as
atividades envolvidas, aonde quer que elas estejam.
3. Prever situações de riscos e evitar
imprevistos.
4. Controlar melhor seus recursos
financeiros e de pessoal.
5. Preparar relatórios e gráficos.
6. Monitorar amplamente os custos e sua
curva em relação ao projetado no planejamento.
7. Comunicar com eficiência e rapidez as
informações sobre o projeto com os líderes da
empresa e/ou membros da equipe.
8. Checar e cobrar produtividade, já que
sempre terá em suas mãos o andamento as tarefas dentro do cronograma gerado
pelo MS Project.
9. Definir, delegar tarefas e níveis de
hierarquia das várias etapas e pessoas envolvidas no projeto.
10. Acompanhar todo tipo de variável que
possa ocorrer dentro do seu planejamento, fazendo as correções necessárias para
que o cronograma não atrase por conta de delay de informação.
11. Preparar e compartilhar agendamentos.
12. Tomar decisões inteligentes baseadas em
dados reais do seu projeto através dos relatórios e gráficos gerados pelo
programa.
13. Integrar com ferramentas de
colaboração, incentivando o trabalho em equipe o que lhe dará melhores
resultados no seu projeto.
14. Com a gestão de recursos, você forma as
equipes, solicita os recursos e cria programações eficientes em tempo real.
15. Identificar e notificar sobre as
tarefas mais importantes do projeto para serem priorizadas e acompanhar o
andamento destas.
16. Você pode compartilhar com a equipe uma
linha de tempo projetada para que eles mesmos possam comparar seu progresso
real ao plano original a que deveriam cumprir.
17. Você pode planejar hipóteses de risco,
inativando tarefas e projetando quais áreas e recursos seriam afetados, assim
você se antecipa a acontecimentos não previstos.
18. O planejador da equipe pode identificar
a corrigir possíveis problemas de alocação de recursos que possam impactar a
programação do projeto.
19. As informações do MS Project podem ser
copiadas e coladas em outros aplicativos do Office, como Word e Power Point,
assim você poderá agilizar relatórios, e preparar apresentações para reuniões
de acompanhamento do projeto.
Como dono da empresa, gestor de projetos ou analista de processos, você
terá enorme benefícios ao fazer o curso MS
Project, assim você poderá entender a ferramenta que utiliza, criar e colocar em
prática os mais diversos projetos, aprender sobre como aplicar as técnicas de
Pmbok no seu projeto, e gerenciar os diversos projetos em andamento na empresa,
seja você parte integrante da equipe ou não. Nunca mais tomará decisões
baseadas em achismos, e sim em dados e relatórios em tempo real, o que lhe dará
a precaução contra prejuízos e lhe ajudará a aumentar a produtividade da
empresa.
Até Breve!!
Rogério Queiroz
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